西北工业大学国际学生档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为做好国际学生档案管理工作，使我院国际学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合我院具体情况，制定本管理制度。

第二条 国际学生档案管理工作要本着为来华国际学生服务、全面掌握国际学生学习、生活和居留情况的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。

第三条 各年级辅导员负责各自年级国际学生的档案领取、建立和日常管理工作。

第二章 收集的范围

第四条 国际学生档案材料的收集工作直接关系到来华国际学生留学经历的完整性和国际学生的切身利益。在校期间国际学生档案应不断充实以下内容：

新生入学后（一个月以内），需收集：

1. 护照复印件；

2. 签证复印件；

3. 201/202表第三联（黄联）复印件;

4. 三费缴费单复印件（学费、住宿费、保险费）；

5. 录取通知书复印件。

每学年9月份开学后（一个月以内），需收集：

1. 成绩单；

2. 护照首页复印件（针对更换护照学生）；

3. 签证页复印件（每次延签后）；

4. 三费缴费单复印件（学费、住宿费、保险费）；

5. 国际学生在校期间获得国家级、省级和校级等各类表彰所形成的材料；

6.国际学生在校期间违反校规、校纪或触犯国家法律形成的处理意见。

延期学生（办理延期签证前），需收集：

1. 延期申请表；

2. 三费缴费单复印件（学费、住宿费、保险费）；

3. 201/202表第三联（黄联）复印件。

毕业学生（离校前），需收集：

1. 离校手续单（必须盖满5个部门章子）；

2. 学位申请表复印件；

3. 成绩单；

4. 毕业登记表；

5. 护照复印件；

6. 签证复印件；

7. 毕业证复印件（中、英文证书各一份）；

8. 学位证复印件（中、英文证书各一份）。

退学（含转学）学生（离校前），需收集：

1. 离校手续单（必须盖满5个部门章子）；

2. 退学申请表；

3. 护照复印件；

4. 签证复印件；

对于无法亲自办理退学手续的学生，需留存退学通知等往来邮件记录。

第三章 归档要求

第五条 档案必须是办理完毕的正式材料。

第六条 国际学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明年级、专业、国际学生姓名、学号及时间。

第七条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第四章 档案的借阅

第八条 国际学生办老师可直接借阅本学院的国际学生档案，并按查、借阅规定予以登记，其他人未经国际学生办批准不得查阅国际学生档案。

第九条 国际学生个人不得查阅或借阅他人档案。

第十条 档案一般不外借。如确需借出使用，经主管国际学生工作的学院分党委副书记批准后方可办理借阅手续。

第五章 档案的传递

第十一条 转出转入的国际学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。

第十二条 转递的要求

1.保留学籍的国际学生、延期的国际学生，其档案可暂存学院，由国际学生管理办公室统一保管。毕业后，需移交给档案馆。

2.有特殊情况，可依据学校有关规章制度，酌情另行处理。

第六章 纪律要求

第十三条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十四条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

第十五条 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第七章 附则

第十六条 本制度解释权归国际教育学院。

第十七条 本制度自发布之日起执行。